20 coisas que todo gerente de projetos deveria saber … e fazer
Se você esta lendo este artigo provavelmente você é um gerente de projetos ou esta interessado em se tornar um. Então aqui esta uma lista atualizada com várias dicas “must have” que vão ajudar desde aqueles que pretendem se tornar um gerente de projetos até os mais experiêntes GPs. Você deve consulta-la sempre, ela servirá como um guia de referência rápida e será muito útil no seu dia-a-dia. Com ela você poderá lembrar de aspectos importantes que um GP deve conhecer e fazer.
Lista de 20 coisas que todo gerente de projetos deveria saber … e fazer
1- Saiba com se comunicar com todos os níveis dentro da organização
A habilidade de se comunicar com facilidade com pessoas de todos os níveis da organização sobre seu projeto e quase sempre apontado como uma das mais importantes habilidades por GPs. No entando, é importante adaptar a sua mensagem a cada público para assegurar o nível adequado de comunicação. Cada pessoa deverá ser abordado de forma diferente. Alguns precisarão de mais detalhes enquanto outros se contentarão com um simples overview. Se alguém quiser conversar sobre a formatura da oitava série de sua filha, preste atenção à conversa. Você pode até anotar e perguntar mas tarde sobre como foi a festa. Coisas simples como esta causam impacto.
2- Aprenda a falar em público
Um gerente de projetos pode ser muito bom em planejamento e gerenciamento do projeto, mas pode falhar na apresentação de informações aos interessados em um formato fácil e compreensível. Um gerente de projetos deve ter facilidade na passagem de informação de uma forma simples para que qualquer um compreenda. Em uma apresentação sobre o projeto o gerente de projetos deve-se mostrar seguro.
Isto parece ser fácil, mas bons “apresentadores” tipicamente não nascem assim. Você precisará investir em treinamentos de falar em público, treinamentos de apresentação e praticar… praticar muito e obter feedback de suas apresentações.
Obviamente existem pessoas com mais facilidade em uma ou outra coisa, todavia há uma verdade que todos bons apresentadores tem centenas de horas de apresentação.
3- Use templates para lhe ajudar a completar a documentação e manter a coerência, mas lembre-se, os templates são guias e não um guia de regras
É muito bom usar templates porque você não perde tempo reinventando a roda outra vez. Mas não deixe que eles prejudiquem sua criatividade. Trate-os como um roteiro e não tenha medo de tentar algo novo. Quem sabe, você pode descobrir uma maneira melhor de se fazer algo e melhorar o desempenho do projeto.
4- Saiba usar o Earned Value Management System (ou simplesmente EVM)
Inevitavelmente o sponsor do projeto vai perguntar: “Como está o projeto? Está dentro do prazo? Está dentro do orçamento?”.
Você pode ter uma idéia geral, mas como você pode ser mais preciso? Se você estiver utilizando EVM, você poderá divulgar o status do projeto com mais confiança e, consequentemente, ganhar mais credibilidade entre os membros de sua equipe e envolvidos no projeto. Mas, lembre-se, se você não compreender totalmente as métricas ou tampouco verificar a acuracidade dos dados para transmitir a informação de forma eficaz.
5- Obtenha os recursos certos (e mantenha-os com você).
Alguns tem talento nato para isto, outros devem trabalhar melhor esta habilidade, mas esta habilidade trata de conhecer pessoas, nichos e sua rede de relacionamentos em busca de conhecimentos e experiências. Esta tarefa da muito trabalho e leva um bom tempo para montar sua “rede”. Ela também envolve conversar diariamente sobre o trabalho e demais assuntos. A confiança é o alicerce para qualquer relacionamento e com ela as pessoas vão querer colaborar com você para entregar o projeto melhor, dentro do custo e prazo.
6- Gerêncie os stakeholders
É imperativo se comunicar com os stakeholders no início… e depois muitas vezes. Isto não só aumenta a confiança, mas lhe ajuda a obter informações valiosas para que você possa aumentar a probabilidade de sucesso no projeto, entretanto, lembre-se da flexibilidade em seus métodos de comunicação. Algumas pessoas se sentem mais a vontade pessoalmente, outras por email, outras telefone e outras em grupo. Você precisará descobrir como as pessoas se sentem mais confortáveis pois assim eles ficarão mais dispostos a cooperar com o projeto.
7- Saiba como resolver problemas
Um problema pode ser a diferença entre seu estado atual e sua meta, mas também pode ser uma oportunidade de melhoria.Tenha (e passe) segurança em buscar soluções. Note que os problemas não chegam como resultado de fatores externos ou eventos ruins. Qualquer nova possibilidade de melhoria traz junto “um problema” que precisa ser revolvido
8- Aprenda as habilidades (críticas) necessárias para se fazer o trabalho bem feito.
Ter foco técnico não é o suficiente para ser um gerente de projetos bem sucedido (na verdade isto é o que menos importa); Você também precisará de habilidades críticas como comunicação (escrita e verbal), negociação e tomada de decisões para ajudar a fazer seu trabalho com mais eficiência. Habilidades como estas são fundamentais, quando você cruza a fronteira organizacional para obter ajuda ou obter informações, mas estas habilidades precisam ser desenvolvidas, elas não vem naturalmente.
Você deve se manter informado através de livros, cursos, webminars, podcasts e utilizar a web a procura de sites, blogs, artigos e whitepapers. Implemente algo novo a cada dia e incorpore as coisas boas no trabalho do seu dia-a-dia. Antes mesmo que você perceba, você implementará um processo de melhoria contínua e estas habilidades e conhecimentos que você não tinha, serão incorporados naturalmente e você estará a procura de outros.
9- Faça kick off formal de seus projetos
A primeira reunião de seu projeto é uma excelente oportunidade para compartilhar como o projeto será conduzido e aproveitar este evento único para energizar os envolvidos no projeto. Aproveite para verificar as expectativas e defina guias que lhe ajudarão a finalizar o projeto dentro do prazo e orçamento previsto.
10- Faça reuniões regulares com a equipe
As reuniões com a equipe não devem ser inúteis, sem graça e intermináveis. Você deve passar informações, solicitar feedbacks, definir prazos, alinhar recursos e atualizar seus stakeholders em poucos minutos.
Há três coisas que você nunca deve esquecer nas reuniões:
Tenha sempre uma pauta
Mantenha-se na linha (este não é o momento para você falar do jogo do Brasil)
Após a reunião, comunique todos os envolvidos sobre o que foi discutido e decisões tomadas a fim de evitar possíveis mal-entendidos
11- Não tenha medo do que pode dar errado
Um GP próativo tenta resolver os potenciais problemas antes que eles aconteçam desenvolvendo um plano de gerenciamento de riscos. No entando, nem todos os problemas podem ser previstos, por isso, não tenha medo do que pode dar errado! Algumas coisas estão simplesmente fora de seu controle e você vai inevitavelmente cometer erros em sua carreira. A chave é aprender com seus erros entendendo o que deu errado, o que fazer para não cometer o erro novamente e se acontecer, qual o plano B.
12- Elogie as conquistas de sua equipe… não importa o quão pequenas sejam
Esta é uma verdade universal: Todo mundo gosta de se sentir importante, valorizado e apreciado. Muitas vezes ficamos tão envolvidos nos projetos e acabamos nos esquecendo das pequenas conquistas e realizações. Se você sempre fizer isso e com sinceridade, você terá equipes bem mais motivadas e altamente eficazes.
13- Gerenciamento de tempo é algo crítico
Como gerentente de projetos, a habilidade de gestão de tempo vem quase que naturalmente. Mas o que você faz quando seus recursos são cortados e você tem o dobro de trabalho a fazer? Para realmente “fazer mais com menos” você deve se tornar mais produtivo. Então, porque não incorporar ao seu dia-a-dia o planejamento do seu dia seguinte? Tenha uma lista de tarefas (to do) e faça-a funcionar, quer seja em seu computador, smartphone, notebook ou a moda antiga. Algo simples com isto pode ajuda-lo a identifica prioridades, eliminar coisas sem importância e se livrar das coisas que não agregam.
14- Delegue!
Você não pode fazer tudo sozinho. Delegar não só permite a equipe a oportunidade de aprimorar suas habilidades, mas também mostra que você confia neles para fazer o trabalho – ninguém gosta de ser “microgerida”! Mas lembre-se que você ainda é o responsável pelo projeto e verificar regularmente é uma forma inteligente de garantir a conclusão de todas as tarefas delegadas.
15- Capture as melhores práticas
Uma ótima maneira de garantir que as melhores práticas serão capturadas é coloca-las no papel e compartilhar com os outros. Encontre uma maneira de organizar essas melhores práticas de cada projeto e armazene-as, seja no seu computador, na rede ou outro local comum. Esta é uma maneira poderosa para se assegurar que seu trabalho duro não passa despercebido e criando um registro permanente pois ele pode ser referência no futuro.
16- Use processos
Reduza os riscos em seus projetos através de um processo seguido e documentado. Sim, pode ser um pouco demorado criar um novo processo. Pense em um projeto que você faz em sua casa, tal como a limpeza do seu armário. É provável que você demore um pouco para fazer esta limpeza, mas depois de pronta, manter seu armário limpo será muito mais fácil. Fazer o trabalho certo da primeira vez pode demorar um pouco mais, mas com certeza este tempo é bem menor do que o tempo gasto com correções.
Como você não tem tempo para fazer certo agora e terá tempo para corrigir os problemas depois?
17- Seja um forte tomador de decisões
A tomada de decisões é parte integrande da gestão de projetos. Sim, é importante ter as pessoas certas envolvidas e obter suas opiniões; No entanto, você deve sempre tomar a decisão que for melhor para o projeto e organização como um todo, mesmo que ela seja impopular. É praticamente impossível para qualquer gerente de projetos conseguir 100% de consenso. Aprenda a prosperar sobre as tensões entre a sua própria voz e a voz do povo, e você será um GP melhor.
18- Entre em grupos de gerentes de projetos
Entrando em um grupo específico de gerentes de projetos, como o PMI, colocará você em contato com outros na sua profissão e:
Você se manterá atualizado
Poderá ver quem são os líderes e o que fazem
Conhecerá empresas ou pessoas com quem você gostaria de trabalhar
Ficará atualizado sobre eventos
Aumentará seu networking e poderá ter novas oportunidades de desenvolvimento profissional
Terá acesso a jornais, listas de trabalhos, boletins, artigos, blogs e muito mais!
19- Encerre o projeto formalmente
Há importantes lições a serem aprendidas na fase de encerramento do projeto. Boas práticas e lições podem ser obtidas do projeto e compartilhadas com toda organização. Essas idéias devem ser documentadas, juntamente com possíveis melhorias para serem aplicadas na próxima vez. O encerramento do projeto também é um momento importante para o reconhecimento. A equipe do projeto despendeu bastante esforço e tempo no projeto, e muitas vezes há vários stakeholders, o que nos leva a nossa ultima palavra de sabedoria…
20- Comemore!
As pessoas precisam de um tempo específico para comemorar o sucesso do projeto. Se o projeto não terminou “assim” tão bem, é um importante momento para capturar as lições aprendidas e dar a equipe a chance de deixar as coisas no passado para que elas possam focar no que há pela frente.
Trabalhar em projetos é muitas vezes difícil e exige muitas horas de dedicação. É por isso que é importante reconhecer as contribuições da equipe para fazer todos os projetos um sucesso. Isso pode ser feito com a equipe em um evento de comemoração ou individualmente recompensando cada um por suas contribuições.
Se você esta lendo este artigo provavelmente você é um gerente de projetos ou esta interessado em se tornar um. Então aqui esta uma lista atualizada com várias dicas “must have” que vão ajudar desde aqueles que pretendem se tornar um gerente de projetos até os mais experiêntes GPs. Você deve consulta-la sempre, ela servirá como um guia de referência rápida e será muito útil no seu dia-a-dia. Com ela você poderá lembrar de aspectos importantes que um GP deve conhecer e fazer.
Lista de 20 coisas que todo gerente de projetos deveria saber … e fazer
1- Saiba com se comunicar com todos os níveis dentro da organização
A habilidade de se comunicar com facilidade com pessoas de todos os níveis da organização sobre seu projeto e quase sempre apontado como uma das mais importantes habilidades por GPs. No entando, é importante adaptar a sua mensagem a cada público para assegurar o nível adequado de comunicação. Cada pessoa deverá ser abordado de forma diferente. Alguns precisarão de mais detalhes enquanto outros se contentarão com um simples overview. Se alguém quiser conversar sobre a formatura da oitava série de sua filha, preste atenção à conversa. Você pode até anotar e perguntar mas tarde sobre como foi a festa. Coisas simples como esta causam impacto.
2- Aprenda a falar em público
Um gerente de projetos pode ser muito bom em planejamento e gerenciamento do projeto, mas pode falhar na apresentação de informações aos interessados em um formato fácil e compreensível. Um gerente de projetos deve ter facilidade na passagem de informação de uma forma simples para que qualquer um compreenda. Em uma apresentação sobre o projeto o gerente de projetos deve-se mostrar seguro.
Isto parece ser fácil, mas bons “apresentadores” tipicamente não nascem assim. Você precisará investir em treinamentos de falar em público, treinamentos de apresentação e praticar… praticar muito e obter feedback de suas apresentações.
Obviamente existem pessoas com mais facilidade em uma ou outra coisa, todavia há uma verdade que todos bons apresentadores tem centenas de horas de apresentação.
3- Use templates para lhe ajudar a completar a documentação e manter a coerência, mas lembre-se, os templates são guias e não um guia de regras
É muito bom usar templates porque você não perde tempo reinventando a roda outra vez. Mas não deixe que eles prejudiquem sua criatividade. Trate-os como um roteiro e não tenha medo de tentar algo novo. Quem sabe, você pode descobrir uma maneira melhor de se fazer algo e melhorar o desempenho do projeto.
4- Saiba usar o Earned Value Management System (ou simplesmente EVM)
Inevitavelmente o sponsor do projeto vai perguntar: “Como está o projeto? Está dentro do prazo? Está dentro do orçamento?”.
Você pode ter uma idéia geral, mas como você pode ser mais preciso? Se você estiver utilizando EVM, você poderá divulgar o status do projeto com mais confiança e, consequentemente, ganhar mais credibilidade entre os membros de sua equipe e envolvidos no projeto. Mas, lembre-se, se você não compreender totalmente as métricas ou tampouco verificar a acuracidade dos dados para transmitir a informação de forma eficaz.
5- Obtenha os recursos certos (e mantenha-os com você).
Alguns tem talento nato para isto, outros devem trabalhar melhor esta habilidade, mas esta habilidade trata de conhecer pessoas, nichos e sua rede de relacionamentos em busca de conhecimentos e experiências. Esta tarefa da muito trabalho e leva um bom tempo para montar sua “rede”. Ela também envolve conversar diariamente sobre o trabalho e demais assuntos. A confiança é o alicerce para qualquer relacionamento e com ela as pessoas vão querer colaborar com você para entregar o projeto melhor, dentro do custo e prazo.
6- Gerêncie os stakeholders
É imperativo se comunicar com os stakeholders no início… e depois muitas vezes. Isto não só aumenta a confiança, mas lhe ajuda a obter informações valiosas para que você possa aumentar a probabilidade de sucesso no projeto, entretanto, lembre-se da flexibilidade em seus métodos de comunicação. Algumas pessoas se sentem mais a vontade pessoalmente, outras por email, outras telefone e outras em grupo. Você precisará descobrir como as pessoas se sentem mais confortáveis pois assim eles ficarão mais dispostos a cooperar com o projeto.
7- Saiba como resolver problemas
Um problema pode ser a diferença entre seu estado atual e sua meta, mas também pode ser uma oportunidade de melhoria.Tenha (e passe) segurança em buscar soluções. Note que os problemas não chegam como resultado de fatores externos ou eventos ruins. Qualquer nova possibilidade de melhoria traz junto “um problema” que precisa ser revolvido
8- Aprenda as habilidades (críticas) necessárias para se fazer o trabalho bem feito.
Ter foco técnico não é o suficiente para ser um gerente de projetos bem sucedido (na verdade isto é o que menos importa); Você também precisará de habilidades críticas como comunicação (escrita e verbal), negociação e tomada de decisões para ajudar a fazer seu trabalho com mais eficiência. Habilidades como estas são fundamentais, quando você cruza a fronteira organizacional para obter ajuda ou obter informações, mas estas habilidades precisam ser desenvolvidas, elas não vem naturalmente.
Você deve se manter informado através de livros, cursos, webminars, podcasts e utilizar a web a procura de sites, blogs, artigos e whitepapers. Implemente algo novo a cada dia e incorpore as coisas boas no trabalho do seu dia-a-dia. Antes mesmo que você perceba, você implementará um processo de melhoria contínua e estas habilidades e conhecimentos que você não tinha, serão incorporados naturalmente e você estará a procura de outros.
9- Faça kick off formal de seus projetos
A primeira reunião de seu projeto é uma excelente oportunidade para compartilhar como o projeto será conduzido e aproveitar este evento único para energizar os envolvidos no projeto. Aproveite para verificar as expectativas e defina guias que lhe ajudarão a finalizar o projeto dentro do prazo e orçamento previsto.
10- Faça reuniões regulares com a equipe
As reuniões com a equipe não devem ser inúteis, sem graça e intermináveis. Você deve passar informações, solicitar feedbacks, definir prazos, alinhar recursos e atualizar seus stakeholders em poucos minutos.
Há três coisas que você nunca deve esquecer nas reuniões:
Tenha sempre uma pauta
Mantenha-se na linha (este não é o momento para você falar do jogo do Brasil)
Após a reunião, comunique todos os envolvidos sobre o que foi discutido e decisões tomadas a fim de evitar possíveis mal-entendidos
11- Não tenha medo do que pode dar errado
Um GP próativo tenta resolver os potenciais problemas antes que eles aconteçam desenvolvendo um plano de gerenciamento de riscos. No entando, nem todos os problemas podem ser previstos, por isso, não tenha medo do que pode dar errado! Algumas coisas estão simplesmente fora de seu controle e você vai inevitavelmente cometer erros em sua carreira. A chave é aprender com seus erros entendendo o que deu errado, o que fazer para não cometer o erro novamente e se acontecer, qual o plano B.
12- Elogie as conquistas de sua equipe… não importa o quão pequenas sejam
Esta é uma verdade universal: Todo mundo gosta de se sentir importante, valorizado e apreciado. Muitas vezes ficamos tão envolvidos nos projetos e acabamos nos esquecendo das pequenas conquistas e realizações. Se você sempre fizer isso e com sinceridade, você terá equipes bem mais motivadas e altamente eficazes.
13- Gerenciamento de tempo é algo crítico
Como gerentente de projetos, a habilidade de gestão de tempo vem quase que naturalmente. Mas o que você faz quando seus recursos são cortados e você tem o dobro de trabalho a fazer? Para realmente “fazer mais com menos” você deve se tornar mais produtivo. Então, porque não incorporar ao seu dia-a-dia o planejamento do seu dia seguinte? Tenha uma lista de tarefas (to do) e faça-a funcionar, quer seja em seu computador, smartphone, notebook ou a moda antiga. Algo simples com isto pode ajuda-lo a identifica prioridades, eliminar coisas sem importância e se livrar das coisas que não agregam.
14- Delegue!
Você não pode fazer tudo sozinho. Delegar não só permite a equipe a oportunidade de aprimorar suas habilidades, mas também mostra que você confia neles para fazer o trabalho – ninguém gosta de ser “microgerida”! Mas lembre-se que você ainda é o responsável pelo projeto e verificar regularmente é uma forma inteligente de garantir a conclusão de todas as tarefas delegadas.
15- Capture as melhores práticas
Uma ótima maneira de garantir que as melhores práticas serão capturadas é coloca-las no papel e compartilhar com os outros. Encontre uma maneira de organizar essas melhores práticas de cada projeto e armazene-as, seja no seu computador, na rede ou outro local comum. Esta é uma maneira poderosa para se assegurar que seu trabalho duro não passa despercebido e criando um registro permanente pois ele pode ser referência no futuro.
16- Use processos
Reduza os riscos em seus projetos através de um processo seguido e documentado. Sim, pode ser um pouco demorado criar um novo processo. Pense em um projeto que você faz em sua casa, tal como a limpeza do seu armário. É provável que você demore um pouco para fazer esta limpeza, mas depois de pronta, manter seu armário limpo será muito mais fácil. Fazer o trabalho certo da primeira vez pode demorar um pouco mais, mas com certeza este tempo é bem menor do que o tempo gasto com correções.
Como você não tem tempo para fazer certo agora e terá tempo para corrigir os problemas depois?
17- Seja um forte tomador de decisões
A tomada de decisões é parte integrande da gestão de projetos. Sim, é importante ter as pessoas certas envolvidas e obter suas opiniões; No entanto, você deve sempre tomar a decisão que for melhor para o projeto e organização como um todo, mesmo que ela seja impopular. É praticamente impossível para qualquer gerente de projetos conseguir 100% de consenso. Aprenda a prosperar sobre as tensões entre a sua própria voz e a voz do povo, e você será um GP melhor.
18- Entre em grupos de gerentes de projetos
Entrando em um grupo específico de gerentes de projetos, como o PMI, colocará você em contato com outros na sua profissão e:
Você se manterá atualizado
Poderá ver quem são os líderes e o que fazem
Conhecerá empresas ou pessoas com quem você gostaria de trabalhar
Ficará atualizado sobre eventos
Aumentará seu networking e poderá ter novas oportunidades de desenvolvimento profissional
Terá acesso a jornais, listas de trabalhos, boletins, artigos, blogs e muito mais!
19- Encerre o projeto formalmente
Há importantes lições a serem aprendidas na fase de encerramento do projeto. Boas práticas e lições podem ser obtidas do projeto e compartilhadas com toda organização. Essas idéias devem ser documentadas, juntamente com possíveis melhorias para serem aplicadas na próxima vez. O encerramento do projeto também é um momento importante para o reconhecimento. A equipe do projeto despendeu bastante esforço e tempo no projeto, e muitas vezes há vários stakeholders, o que nos leva a nossa ultima palavra de sabedoria…
20- Comemore!
As pessoas precisam de um tempo específico para comemorar o sucesso do projeto. Se o projeto não terminou “assim” tão bem, é um importante momento para capturar as lições aprendidas e dar a equipe a chance de deixar as coisas no passado para que elas possam focar no que há pela frente.
Trabalhar em projetos é muitas vezes difícil e exige muitas horas de dedicação. É por isso que é importante reconhecer as contribuições da equipe para fazer todos os projetos um sucesso. Isso pode ser feito com a equipe em um evento de comemoração ou individualmente recompensando cada um por suas contribuições.
